Các tổ chức đang ngày càng tìm cách cải thiện các quy trình của họ và đồng thời nắm bắt chuyển đổi kỹ thuật số để tận dụng khả năng của họ. Hai khung đã đạt được sức hút về mặt này là Mô hình trưởng thành quy trình nghiệp vụ (BPMM) của Nhóm quản lý đối tượng (OMG) và Khung chuyển đổi kỹ thuật số (DTF) do Laserfiche sử dụng. Mặc dù cả hai khuôn khổ đều nhằm mục đích nâng cao hiệu quả và hiệu suất, nhưng chúng khác nhau về cách tiếp cận. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ khám phá những khung này là gì và cách chúng sắp xếp (hoặc không) để bạn có thể sáng suốt hơn khi chọn khung chuyển đổi.
Mô hình trưởng thành quy trình kinh doanh (BPMM) là một khuôn khổ hỗ trợ các tổ chức đánh giá các quy trình kinh doanh của họ theo năm cấp độ trưởng thành. Nó hỗ trợ xác định các lĩnh vực cần cải tiến và phát triển lộ trình cải tiến quy trình. Nó cũng cung cấp một ngôn ngữ chung để thiết kế lại quy trình và một số tổ chức chính phủ yêu cầu một mức độ nhất định để xem xét hồ sơ dự thầu của một tổ chức.
BPMM bao gồm năm cấp độ trưởng thành của quy trình, như sau:
Ban đầu : Cấp độ này đại diện cho một cách tiếp cận đặc biệt để quản lý quy trình, trong đó các quy trình là không chính thức. Sự thành công của công việc phụ thuộc vào nhân viên chỉ hoàn thành công việc và điều này dẫn đến kết quả không nhất quán.
Được quản lý : Ở cấp độ này, các quy trình cơ bản được ghi lại và đạt được một số mức độ tiêu chuẩn hóa và nhất quán nhưng điều này diễn ra không thường xuyên và sẽ phụ thuộc vào việc quản lý của đơn vị đó. Lợi ích của việc cải tiến quy trình bắt đầu thấm vào, ví dụ như giảm việc làm lại.
Chuẩn hóa : Cấp độ này thể hiện cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý quy trình, trong đó các quy trình từ đầu đến cuối được xác định rõ ràng và được ghi lại, do đó loại bỏ hiệu ứng silo. Điều này bao gồm các biện pháp quy trình và sử dụng các phương pháp hay nhất để xác định quy trình.
Dự đoán được : Ở cấp độ này, hiệu suất của quy trình được đo lường và giám sát. Các quy trình được tự động hóa và ổn định với kết quả có thể dự đoán được. Kiến thức thu được khi quản lý định lượng các quy trình, ví dụ, đạt được năng lực một cách tối ưu.
Đổi mới : Cấp độ này thể hiện một tổ chức chủ động với văn hóa thay đổi quy trình mạnh mẽ trong khi thực hiện và lập kế hoạch cải tiến liên tục. Điều này dẫn đến việc tìm ra những cách mới và tốt hơn để cung cấp giá trị cho khách hàng.
Các tổ chức tập trung khác là đạt được các mục tiêu chuyển đổi kỹ thuật số của họ và thúc đẩy đổi mới trong thời đại kỹ thuật số. Điều này có phạm vi lớn hơn là chỉ các quy trình. “Laserfiche là nhà cung cấp hàng đầu thế giới về quản lý nội dung thông minh và tự động hóa quy trình kinh doanh. Nền tảng Laserfiche® cho phép các tổ chức ở hơn 80 quốc gia chuyển đổi thành doanh nghiệp kỹ thuật số”. Mô hình chuyển đổi kỹ thuật số (DTM) của họ cung cấp một khung có cấu trúc để số hóa nội dung và tự động hóa quy trình thông qua đổi mới dựa trên dữ liệu.
Mô hình chuyển đổi số bao gồm 5 cấp độ như sau:
Số hóa tài liệu : Chuyển đổi tài liệu giấy sang tài liệu điện tử. Điều này dẫn đến tiết kiệm chi phí và ít khả năng bị mất dữ liệu hơn, nhưng không có kho lưu trữ trung tâm và do đó thông tin bị phân mảnh, đặc biệt là giữa các silo.
Sắp xếp nội dung : Phân loại và sắp xếp tài liệu vào kho lưu trữ trung tâm để tăng khả năng truy cập và cải thiện bảo mật. Ví dụ: hóa đơn được lưu trong thư mục tài khoản phải trả. Việc tổ chức các tài liệu này hỗ trợ hợp lý hóa công việc đang được thực hiện và hỗ trợ tuân thủ. Cần lưu ý rằng tại thời điểm này, việc lưu trữ tài liệu đã được chuẩn hóa nhưng công việc đang được thực hiện vẫn chưa được chuẩn hóa.
Tự động hóa các quy trình : Loại bỏ các quy trình không hiệu quả như biểu mẫu giấy và thay thế chúng bằng các biểu mẫu điện tử được tiêu chuẩn hóa. Tự động hóa giúp cải thiện năng suất, trách nhiệm giải trình và năng lực nhưng vẫn thiếu khả năng hiển thị vì quá trình tự động hóa diễn ra rời rạc và các quy trình từ đầu đến cuối bị hạn chế về khả năng hiển thị.
Hợp lý hóa các quy trình : Tự động hóa các quy trình chung (không chỉ các biểu mẫu) để tăng khả năng hiển thị và thu được thông tin chi tiết về doanh nghiệp, chẳng hạn như để tối ưu hóa mức nhân sự. Khi kết thúc giai đoạn này, công ty sẽ có thể triển khai các quy trình hợp lý một cách dễ dàng, có quyền truy cập vào dữ liệu đầy đủ và nhất quán, đo lường tiến độ bằng các công cụ như bảng điều khiển và trực quan hóa cũng như thu hút khách hàng tham gia vào quy trình.
Chuyển đổi quy trình : Điều chỉnh quy trình phù hợp với nhu cầu kinh doanh, lập kế hoạch cho tương lai và trở nên chủ động hơn. Đổi mới dựa trên dữ liệu có thể được thực hiện bằng cách tận dụng phân tích và tổ chức sẽ nhanh nhẹn hơn trong việc thay đổi thị trường.
Các khuôn khổ phù hợp bằng cách tập trung vào việc nâng cao hiệu quả và hiệu quả của quy trình. Vai trò của công nghệ (chẳng hạn như kho lưu trữ trung tâm) cũng như các khái niệm quản lý quy trình (chẳng hạn như quy trình đầu cuối và quy trình tiêu chuẩn hóa) được nhấn mạnh mạnh mẽ. Cả hai đều có năm cấp độ để so sánh.
Tuy nhiên, có một mối quan tâm lớn với việc triển khai các khuôn khổ chuyển đổi này và đó là khi nào thì tự động hóa các quy trình và khi nào thì tiêu chuẩn hóa chúng. Trong khung mô hình trưởng thành quy trình ở trên, việc chuẩn hóa bắt đầu ở cấp 2 và hoàn thành ở cấp 3, trong khi tự động hóa quy trình diễn ra ở cấp 4. Trong khung chuyển đổi số của Laserfiche, tự động hóa diễn ra ở cấp 3 và các quy trình chỉ được cải tiến và chuẩn hóa ở cấp cấp độ 4. Điều này có nghĩa là bằng cách làm theo cả hai sáng kiến chuyển đổi cùng lúc, tổ chức đang hoạt động với nhiều mục đích khác nhau và có khả năng cả hai dự án sẽ thất bại, dẫn đến một sai lầm rất tốn kém cho tổ chức.
Cũng cần lưu ý rằng với khuôn khổ chuyển đổi kỹ thuật số, không có cấp độ ban đầu nào mà công ty hoàn toàn dựa trên giấy tờ. Sẽ có ý nghĩa rằng trước cấp độ số hóa, sẽ có một cấp độ mà tổ chức sử dụng công nghệ một cách tùy tiện. Điều này có thể dẫn đến một mô hình sáu cấp độ và do đó không phù hợp với các cấp độ của mô hình trưởng thành quy trình một lần nữa.
Tóm lại, có nhiều khung mô hình trưởng thành quy trình kinh doanh khác (Robledo, Gartner, CMMI và Rosemann) và các khung chuyển đổi kỹ thuật số khác (ví dụ: McKinsey, Forrester's Playbook và Capgemini). Cho dù bạn chọn cách nào, hãy đảm bảo các khuôn khổ chuyển đổi của bạn phù hợp trước khi đầu tư hàng tỷ đô la vào các dự án chuyển đổi tổ chức đang đi theo hướng ngược lại.
Trans: Do Your Organization’s Transformation Initiatives Align?
—----
0 Nhận xét